برای افزایش بهره وری در کار چه کنیم؟
افزایش بهره وری از جمله عوامل بسیار مهم در موفقیت یک کسب و کار است؛ بنابراین یک مدیر عاقل تمام تلاش خود را به کار می‌گیرد تا بتواند عملکرد مثبت کارکنان را پیشرفت دهد. روزهای کاری بیشتر کارمندانی که در یک شرکت فعالیت می‌کنند، تا حدودی تکراری است. بیشتر آن‌ها از صبح زود خیره به مانیتورها در حال تایپ و مطالعه هستند. همچنین در برخی از شرکت‌ها به‌دلیل شرایط نامساعد و سر و صدای زیاد، یا کوچک‌بودن فضا، تمرکز روی کارها بسیار سخت است. در این مقاله قصد داریم عوامل مهمی را به شما معرفی کنیم که سبب افزایش بهره وری می‌شود و توضیح دهیم که چرا رعایت این موارد می‌تواند عملکرد کلی کسب و کار شما را بالا ببرد.
تشویق وایجاد انگیزه
تشویق، ایجاد انگیزه و پاداش یکی از اولین کارهایی است که سبب افزایش بهره وری شما و تیم کاری‌تان می‌شود. در صورتی که کارمندان شما کارشان را خوب انجام می‌دهند، از آن‌ها قدردانی کنید و در عین حال اگر خطایی داشتند، انتقادات سازنده از آن‌ها داشته باشید. علاوه بر این انگیزه‌های شخصی به کارمندان بدهید تا انرژی خود را معطوف به انجام کارها کنند؛ برای مثال می‌توانند در صورتی که عملکرد بهتری داشته باشند، یک قهوه رایگان دریافت کنند. شما باید به‌وضوح موفقیت یک کارمند را به موفقیت دیگران گره بزنید تا حس رضایت در همگی آن‌ها به وجود بیاید. وقتی به کارمندان خود انگیزه می‌دهید که سخت‌تر کار کنند و در ازای آن پاداش نیز دریافت کنند، احتمال زیادی دارد که بهره وری افزایش پیدا کند و عملکرد مثبتی را شاهد باشید.
تغییر ساعات کاری
برخی از افراد عادت به زود بیدار شدن دارند. از سوی دیگر، برخی هم شب‌زنده‌دار هستند. اگر ساعت ورود و خروج را اندکی تغییر دهید، می‌توانید از هر دو گروه به میزان برابر انتظار افزایش بهره وری داشته باشید. قرار نیست تا همیشه ساعات کاری بین ۹ صبح تا ۵ عصر ثابت باشد. با شناوربودن زمان کاری شما این فرصت را فراهم می‌کنید تا کارمندان براساس جدول زمانی خود تصمیم به انتخاب بگیرند. در حال حاضر نیز بسیاری از محیط‌های اداری گزینه کار ریموت را دارند تا به کارمندان اجازه دهند از محیط خانه کار کنند. پیشرفت‌های اخیر در تکنولوژی به این معنا بوده که کافی است یک لپ‌تاپ، گوشی موبایل و اینترنت داشته باشید تا از هر جای دنیا مشغول به کار شوید. یکی دیگر از مزایای دورکاری این است که کارمندان به‌جای اینکه یک روز را به‌طور کامل مرخصی بگیرند، در عین حال که از محیط اداره دور هستند، می‌توانند به انجام کارها نیز بپردازند.
کارآمد باشید
نحوه عملکرد کسب و کار خود را در نظر بگیرید و پتانسیل آن را در برابر تغییرات بسنجید. به یاد داشته باشید که باید فهرست‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت تدوین کنید تا اولویت‌بندی وظایف به‌خوبی در آن‌ها مشخص باشند. سؤال‌هایی که می‌توانید برای افزایش کارآمدی بپرسید، این است که آیا می‌توان به‌نوعی در طول روز کارآمدتر بود و انعطاف‌پذیری بیشتری برای انجام کارها داشت؟ به هریک از همکاران خود و افرادی که زیر دست شما کار می‌کنند، به‌صورت روزانه برنامه دهید و تشویقشان کنید تا برنامه‌های اولویت‌دار را حتماً به‌موقع انجام دهند. در ازای این کار می‌توانید پاداش یا امتیازی برای آنان در نظر بگیرید.
تغییر ساعات کاری
برخی از افراد عادت به زود بیدار شدن دارند. از سوی دیگر، برخی هم شب‌زنده‌دار هستند. اگر ساعت ورود و خروج را اندکی تغییر دهید، می‌توانید از هر دو گروه به میزان برابر انتظار افزایش بهره وری داشته باشید. قرار نیست تا همیشه ساعات کاری بین ۹ صبح تا ۵ عصر ثابت باشد. با شناوربودن زمان کاری شما این فرصت را فراهم می‌کنید تا کارمندان براساس جدول زمانی خود تصمیم به انتخاب بگیرند. در حال حاضر نیز بسیاری از محیط‌های اداری گزینه کار ریموت را دارند تا به کارمندان اجازه دهند از محیط خانه کار کنند. پیشرفت‌های اخیر در تکنولوژی به این معنا بوده که کافی است یک لپ‌تاپ، گوشی موبایل و اینترنت داشته باشید تا از هر جای دنیا مشغول به کار شوید. یکی دیگر از مزایای دورکاری این است که کارمندان به‌جای اینکه یک روز را به‌طور کامل مرخصی بگیرند، در عین حال که از محیط اداره دور هستند، می‌توانند به انجام کارها نیز بپردازند.
فیدبک منظم و مداوم
کارمندان شما باید مطمئن باشند که در مسیر درستی هستند و کاری را که «باید» انجام می‌دهند. ردیابی پیشرفت آن‌ها و چک‌کردن روند کارها در فواصل زمانی منظم، نه‌تنها به شما این امکان را می‌دهد که مراقب باشید آن‌ها در مسیر رسیدن به اهداف باشند، بلکه آن‌ها می‌توانند هر سؤال و ابهامی که دارند از شما بپرسند. اگر کارمندان احساس کنند به حال خود رها شده و کسی کارهای آن‌ها را نمی‌بیند، برای انجام کارها بی‌انگیزه می‌شوند و احساس سردرگمی می‌کنند. با این حال با داشتن یک فیدبک مداوم می‌توانید به آن‌ها احساس اطمینان دهید و سبب افزایش بهره وری کارمندان شوید.
واضح‌بودن انتظارات
برای اطمینان از اینکه کارمندان شما از آنچه برای انجام کارها نیاز بوده، اطلاع دارند و به‌دقت با سبک و روش کاری موردنظر شما آشنا هستند، باید چندین جلسه داشته باشید. علاوه بر این راه ارتباطی مناسبی با آنان فراهم کرده تا هرکدام که احساس کردند هنوز سؤالی باقی مانده بتوانند با شما در ارتباط باشند. در محیط کاری خود مطمئن شوید که فضاهای کار اشتراکی یا اتاق‌های کنفرانس در دسترس کارمندان نیز قرار بگیرد؛ زیرا عده‌ای کار تیمی را ترجیح می‌دهند. علاوه بر این برای افزایش بهره وری در همه سطوح، فضاهایی را نیز برای کارمندانی فراهم کنید که در تنهایی و سکوت بهتر کارها را انجام دهند؛ به‌طورکلی سعی کنید برای پاسخگویی به سؤالات یا نگرانی‌های آن‌ها در دسترس باشید و ددلاین‌های مهم را برای آن‌ها مشخص کنید. اگر از ابتدای کار انتظارات خود را واضح مطرح نکنید، در انتها نمی‌توانید از درست انجام‌نشدن کارها شاکی باشید.
استراتژی مدیریت زمان
در محیط‌های کاری که اغلب کارمندان آن استراتژی‌های مدیریت زمان را می‌دانند، ما با افزایش بهره وری روبه‌رو هستیم. آموزش مدیریت زمان می‌تواند به کارمندان کمک کند تا مهارت‌های مناسبی را کسب کنند و به مدیران و مسئولان منابع انسانی نشان دهند برای اینکه مولدتر باشند، به چه چیزهایی نیاز دارند؛ برای مثال اگر کارمندان با مدیریت زمان آشنایی داشته باشند، به مدیران خود اطلاع می‌دهند تا یک سمینار برای مدیریت عواملی که باعث حواس‌پرتی می‌شود، ترتیب دهند. در طول سمینار نیز سؤال‌های مختلفی از کارمندان پرسیده می‌شود. با پاسخ‌هایی که آن‌ها می‌دهند، می‌توان به این نتیجه رسید که در کدام بخش‌های مدیریت زمان ضعف دارد و شاید نیاز است نرم‌افزارهای مدیریت زمان روی سیستم همه نصب باشد. به‌طورکلی مدیریت زمان نه‌تنها در محیط کار سبب افزایش بهره وری می‌شود، بلکه در زندگی شخصی نیز فاکتور بسیار مهمی است.
بخش بندی کردن زمان و برنامه ریزی
بخش‌بندی کردن برنامه‌ریزی می‌تواند راهی عالی برای افزایش بهره وری و کنترل صحیح زمان و پروژه‌های مختلف باشد. به‌ویژه اگر پروژه بزرگ و خاصی را در پیش نداشته باشید که باید حتماً در زمان معین انجام شود. ارائه زمان لازم و برنامه‌ریزی دقیق به اولویت‌بندی پروژه‌های بزرگ‌تر کمک می‌کند تا قبل از نزدیک‌شدن به ددلاین، آن‌ها را انجام دهید. به این ترتیب در روزهای پایانی نیاز نیست تمام زمان خود را برای به ثمر رسیدن کارها صرف کنید؛ برای مثال می‌توانید جلوی یکی از وظایف در نرم‌افزار مدیریتی خود عدد ۳۰ را قرار دهید؛ به این معنا که انجام‌دادن آن تنها ۳۰ دقیقه زمان شما را می‌گیرد. این می‌تواند راهی ساده برای نشان‌دادن میزان کاری باشد که انجام می‌دهید. علاوه بر این به شما این امکان را می‌دهد تا تمام وظایف خود را مشاهده کرده و دریابید که واقعاً در طول روز چند ساعت کار مفید انجام می‌دهید.
روشن بودن معیارهای موفقیت
بیشتر مدیران و رهبران از کارکنان خود می‌خواهند کارها و وظایف را به روشی خاص انجام دهند. با این حال هر فرد سبک مخصوص به خود، الگوهای فکری متفاوت و روش‌های مختلفی برای انجام کارها دارد. شاید بهتر باشد برای افزایش بهره وری دو عنصر کلیدی مهم را فارغ از تنوع سبک‌ها و مهارت‌های آنان در نظر بگیرید: مورد اول اینکه تصویر نهایی ایده‌آل انتظار خود را ترسیم کنید، تا جایی هم که ممکن است، این تصویر باید خاص و دارای ویژگی‌های روشنی باشد. مورد بعدی هم اینکه معیارهای خود را برای چگونگی ارزیابی کارها و نتایج آن‌ها به‌طور کامل شرح دهید. هنگامی که این دو عنصر مهم در ذهن کارمندان روشن باشد، آن‌ها قادر خواهند بود قبل از ارائه کارها، آن را براساس معیارهای شما ارزیابی کنند. این رویکرد از سردرگمی و هرگونه بحثی جلوگیری می‌کند و کارمندان شما را متمرکز نگه خواهد داشت.
بررسی فرایندهای انجام شده
هر کارمندی سرعت مختصی برای انجام کارهای خود دارد. برخی آهسته کار می‌کنند و در مقابل برخی دیگر سرعت بسیار بالایی دارند. استفاده از نرم‌افزارهایی که روند انجام کارها را بررسی می‌کند، می‌تواند در این مرحله مفید باشد. با ملاحظه این نرم‌افزارها می‌توانید ببینید هر کارمند در چه مرحله‌ای از انجام کارها بوده و با چه سرعتی در حال انجام است؛ برای مثال در این نرم‌افزار فهرست تماس‌های تلفنی، جلسات پیش رو، تاریخ دقیق تحویل پروژه‌ها و کارهایی از این دست قرار داده شده و شما می‌توانید اعلانات لازم را از طریق آن به کارمندان اطلاع دهید و بررسی کنید که عملیات در کدام مرحله قرار دارد. عادت به این نوع بررسی‌ها می‌تواند در طول زمان به افزایش بهره وری شما و کارمندانتان منجر شود.
استفاده از نرم‌افزارهای پیش بینی متن
تایپ‌کردن یکی از وظایف اصلی کارمندان به شمار می‌رود که شامل ایمیل‌کردن تا پردازش متن‌ها و تحقیق در همه زمینه‌هاست. برای افزایش بهره وری می‌توانید علاوه بر اینکه تایپ ده‌انگشتی را به کارمندان آموزش بدهید، از نرم‌افزارهای پیش‌بینی متن و تصحیح گرامر استفاده کنید. این کار می‌تواند تا حد زیادی در زمان کارکنان صرفه‌جویی کند. متأسفانه باید گفت نرم‌افزارهای پیش‌بینی متن و تصحیح جملات زیادی که بتواند به زبان فارسی کمک کند، وجود ندارد و نمونه‌های موجود هم ایرادات اساسی دارند؛ با این حال اگر شرایط کار شما به‌گونه‌ای است که به زبان انگلیسی فعالیت می‌کنید، نمونه‌های خارجی می‌توانند بسیار کمک‌کننده باشند. این نرم‌افزارها دسته‌بندی‌های مختلفی دارند و بسته به اینکه در چه صنعتی فعالیت می‌کنید، می‌توانید از میان آن‌ها بیزینس خود را انتخاب کنید تا لغات تخصصی لازم را داشته باشد.
دیدگاهتان را بنویسید