راهکارهایی برای برنامه ریزی در زندگی و کسب و کار
این که شما با یک مشکل مواجه هستید ، تلاش دارید زندگی خود را مرتب نمایید یا به سادگی می‌خواهید روز خود را به بهترین شکل ممکن بسازید ، نیازمند یک برنامه هستید . برای دستیابی به اهداف خود بایستی یادگیری شیوه ی برنامه‌ریزی برای پیشرفت در زندگی را مد نظر داشته باشید تا بتوانید برای هر بخش از زندگی خود برنامه خاصی داشته باشید و به موفقیت در زندگی دست یابید . تهیه یک برنامه امکان دارد به نظر شما دشوار به نظر آید ، اما با اندکی دقت ، ابزار مناسب و اندکی خلاقیت ، می‌توانید برنامه‌ای را تهیه نموده و رسیدن به اهداف خود را شروع کنید .
روش هایی برای داشتن برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی چه در زندگی روزمره و یا کار می‌تواند موجب موفقیت و بروز بهترین نتیجه ممکن گردد . با کمک آن می توانیم از حداکثر زمان و انرژی بهره گرفته و شکست و ریسک را به کمترین حد ممکن برسانیم تا موفقیت بزرگی را به خود اختصاص دهیم . اما اینکه ما بتوانیم در میان وظایف مختلف زندگی تعادل برقرار نماییم چالش برانگیز است . در مواقعی کارهای خانواده ، امور شخصی ، شغل و … روی هم انباشته شده و در این زمان هر کدام از همکاران ، دوستان یا خانواده انتظار دارند به آنها کمک کنیم . اما ، اینها همگی با یک برنامه خاص روزانه آسان و امکان‌پذیر است . شما با برنامه‌ریزی در میان هدف‌های کوتاه و یا بلند مدت تعادل برقرار نمایید . می‌توانید موارد مهم را در زندگی اولویت بندی نمایید . در ادامه ما گام‌هایی را گذاشتیم تا بتوانید برنامه روزانه خود را مفید داشته باشید .
گام اول : توجه به کارهای روزانه
اینکه از کارهای روزانه خود و مواردی که انجام می‌دهید ، چه خوب و یا بد اطلاع داشته باشید بسیار حائز اهمیت است . شما با توجه به زمان مصرفی آنها می‌توانید بهترین برنامه‌ریزی را با حداکثر استفاده از وقت خود جهت دستیابی به موفقیت داشته باشید .
1.به سپری شدن زمان خود توجه داشته باشید
پیش از اینکه یادگیری شیوه برنامه‌ریزی برای پیشرفت در زندگی را بدانید بایستی از مدیریت امور روزانه حال اطلاع داشته باشید . اگر شما الان مشغول کار هستید و یا نه مشغول تحصیل هستید ، باید بدانید که این موارد از قبل برای شما برنامه‌ریزی شده است و نمی‌توانید برای این ساعات برنامه‌ریزی کنید . اما ، برای وقت آزاد خود آزادی عمل دارید .
بهتر است پیش از انجام هر کاری چند روز را به بررسی زمان خود اختصاص دهید . هر موردی را که در هر روز دقیقا چه کاری انجام می‌دهید را یادداشت کنید . به این دقت داشته باشید که زمان آزاد شما با چه مواردی سپری می‌شود . این موارد را ذکر و در ضمن زمان صرف هر یک را نیز یادداشت کنید .
2. مقدار زمان مصرفی برای رفت و آمد به محل کار و موارد دیگر را در نظر داشته باشید
این مورد برای همه وجود دارد که بخش بسیاری از روز خود را صرف رفت و آمدهای گوناگون به محل کار ، دانشگاه ، بیرون و … می‌کنند . اما بایستی توجه داشته باشید این زمان می‌تواند همانی باشد که برای نظم دادن به وظایف و روز نیاز دارید . باید به این توجه داشته باشید و بدانید این رفت و آمد‌‌ها چقدر از زمان شما را به خود اختصاص داده‌اند و در برنامه خود که برای روز تهیه می‌کنید زمانی کافی را برای آنها اختصاص دهید . توجه داشته باشید که برنامه خود را حتما با این در نظر گرفتن این زمان‌ها تنظیم کنید .
3. عادات شما چگونه بر زندگی تاثیر می‌گذارند
این مورد که شما بدانید چه عاداتی دارید و تا چه میزان خوب یا بد در زندگی تاثیر می‌گذارند ، در انجام برنامه‌ریزی روزانه بسیار مهم و موثر است . زیرا این کارها ممکن است عادت بد و منفی باشند که شما را از رسیدن به هدف و لذت بردن دور می‌کند . اما ، در برخی از این موارد کارهایی وجود دارد که برای رسیدن به خوشحالی و هدف ضروری و لازم هستند . در حین برنامه‌ریزی به نقش این کارها توجه داشته باشید .
به طور مثال ؛ شما ممکن است در طول روز با بازی‌های رایانه‌ای خود را خوشحال کنید و به نوعی لذت ببرید . همین انرژی شما را تمام می‌کند تا بعد از بازی توان کافی برای رفتن به سراغ انجام کارهای ضروری و مهم مانند کار کردن برای هدفی بلند مدت نداشته باشید . این در حالی است که تمام زمان خود را ممکن است جهت برآورده کردن تقاضاهای اجتماعی صرف کنید و زمانی برای رسیدن به خود نداشته باشید . این عادت‌ها همگی قادر هستند برای سلامتی و یا لذت شما مضر باشند . پس باید از تاثیر عادات در رسیدن به موفقیت آگاه باشید .
تغییر عادت برای برنامه‌ریزی
بعد از اینکه عادت خود را که شما را از دستیابی به هدف‌ها و آرزو‌‌ها دور می‌کند یافتید ، راهی را بیابید تا بتوانید به تغییر آن عادت بپردازید . این موجب می گردد تا بهتر از زمان خود استفاده کنید . این موارد به آسانی می‌تواند هر چیزی را در برگیرد . مثلا تعیین محدودیت‌هایی برای اینکه از بازی‌های ویدیویی پرهیز کنید. تا زمانی به خود اجازه بازی را بدهید که موارد رسیدن به هدف بلند مدت را تمام کرده باشید . شاید لازمه این کار قدرت نه گفتن به دیگران باشد که درخواست کاری را از شما دارند تا بتوانید وقتی را به خود نیز اختصاص دهید .
4. کاهش زمان تلف شده
در روز زمان‌هایی وجود دارد که شما ممکن است تلفشان کنید . موارد احتناب ناپذیر زیادی هستند . مثلا شما رفت و آمدهای زیادی دارید ، در زمان ظهر که شلوغ و پر ترافیک است به سراغ انجام برخی کارها می‌روید . بهتر است همین الان به برنامه‌ریزی خود نگاهی بیندازید و مواردی را که فکر می‌کنید زمان را هدر می‌دهد پیدا کنید ، چرا که حذف برخی از موارد غیر ضروری یکی از موارد لازم برای یادگیری نحوه برنامه‌ریزی برای پیشرفت در زندگی می‌باشد . حالا به فکر تغییر این برنامه برای کاهش زمان هدر شده باشید . چنانچه قادر به تغییر زمان‌بندی کارها نیستید ، ممکن است بتوانید چند کار را با هم انجام دهید . مثلا به جای استفاده از ماشین شخصی صبح‌ها را با وسیله نقلیه عمومی به سر کار رفته و در طول مسیر از مطالعه لذت ببرید .
5. شب قبل برنامه‌ریزی نمایید
بهترین کار این است که از قبل ، هر روز خود را برنامه‌ریزی نمایید . اگر قبلا برنامه‌ریزی نداشته‌اید این کمی زمانبر خواهد بود تا در برنامه‌ریزی خود تمامی ویژگی و کاستی‌ها را در نظر داشته باشید . پس بهتر است انتظار این را نداشته باشید در اولین روز یا اولین هفته تمامی موارد را متوجه شوید .
بهترین کار این است که برای روز بعد خود برنامه تقریبی یادداشت کنید تا در آن همه ی کارهای خود را که دوست دارید انجام دهید . زمان هر یک از این کارها را لیست کنید و توجه داشته باشید که در تنظیم این برنامه انعطاف‌پذیر باشید . زیرا تازه دارید به برنامه‌ریزی برای زمان خود عادت می‌کنید .
گام دوم : یادداشت مهمترین وظایف روزانه
برای داشتن برنامه‌ریزی عالی باید هر کاری را چه بزرگ و مهم و یا نه کوچک بنویسید و با تجزیه و تحلیل به زمانی که احتیاج دارید دست یابید . با این کار خواهید توانست بدانید تا چه میزان وقت آزاد دارید و یا نه تا چه میزان می‌توانید کارها را به خوبی و مطمئنی انجام دهید .
1. کارهایی که روزانه قابل انجام است را لیست کنید
اینکه شما دارای لیست مرتب و دقیقی باشید لازم نیست . این مرحله فقط به تکنیک طوفان فکری نیاز خواهد داشت . موارد نوشته شده شما لزوما فهرست نهایی کارهایی نبوده که باید انجام دهید . زمان زیادی را نخواهد گرفت ، بهتر است وقت بگذارید و تمامی کارهایی که هر روز باید انجام دهید را یادداشت کنید . اگر می‌دانید قادر به یادآوری همه کارها نیستید دفترچه‌ای را با خود داشته و در طول روز هر کاری را انجام می‌دهید یادداشت کنید .
2. کارهای کوچک و بزرگ را یادداشت کنید
هنگامی که شروع به نوشتن لیست خود می‌کنید ، فراموش نکنید کاری را کوچک و کم اهمیت ندانید . شما باید هر کاری را که فکر می‌کنید باید انجام شود را بنویسید . اگر برنامه‌ریزی شما برای اولین بار است بهتر است همه ی موارد را در آن یادداشت کنید . این بهتر است زیرا بعدها در صورت نیاز قادر به ویرایش هستید . مثلا : اگر روانه پیاده روی دارید آن را هم حتما یادداشت نمایید . یکی از راه‌های متداول برای یادگیری شیوه ی برنامه‌ریزی برای پیشرفت در زندگی ، یادداشت همه ی کارها و امور است .
3. پرسش هایی در خصوص کارهایی که انجام می‌دهید از خود بپرسید
برای اینکه تغذیه مناسب داشته باشم چه باید بکنم ؟ برای اینکه روزانه سر کار بروم چه کنم ؟ برای اینکه فرزندم هر روز به مدرسه برود چه کنم ؟ کارهای کوچک و بزرگ زیادی وجود دارد که برای انجام مسئولیت‌های بزرگ باید به آنها توجه داشت . اگر شما برنامه‌ریزی روزانه داشته باشید خواهید توانست بخش‌هایی را که در آن بهره‌وری بالا ندارند شناسایی و برای بهتر شدن آنها تلاش نمایید .
4. تجزیه و تحلیل لیست خود را انجام دهید
چه متوجه شوید زمان آزاد اندکی دارید و یا نه متوجه شوید که اصلا زمان ندارید ، موارد و کارهای بیان شده در برنامه‌ریزی را بررسی نمایید تا بدانید انجام همه ی آنها واقعا ضروری است . به احتمال زیاد بعضی از این کارها را می‌توانید به شکل بهتر با زمان کمتری انجام دهید و یا نه آنها را به افراد دیگری واگذار نمایید . به طور مثال ؛ شما در خوابگاه دانشجویی هستید و وقتی برای آشپزی ندارید . بنابراین می‌توانید از هم اتاقی خود بخواهید تا در آشپزی با شما شریک شود و با همکاری و صرف وقت کمتر این کار را انجام دهید .
گام سوم : ایجاد برنامه زمانی
در این مرحله شما بایستی به یادداشت برنامه خود با استفاده از برنامه‌های گوناگون در این زمینه بپردازید . همچنین به تعیین زمانی برای انجام آنها با در نظر گرفتن انعطاف‌پذیری از یک جهت و در نظر گرفتن زمان میانی با زمان استراحت خواهید پرداخت . در آخر همه ی این موارد را با چاپ در نسخه‌های گوناگون در جلوی دید قرار می‌دهید .
1. استفاده از برنامه مایکروسافت اکسل و یا مشابه آن
نرم افزار‌های گوناگونی وجود دارند که امکان نوشتن بهتر وقایع و برنامه‌ریزی دقیق را به شما می‌دهند . در این موارد شما به آسانی ستونی را در سمت راست برای زمان و در ردیف بالا روزهای هفته را بنویسید .
2. در هر زمان کاری یادداشت کنید
پیش از هر چیزی به دنبال کارهایی بروید که باید در روز و زمان معینی انجام شوند . یعنی اگر می‌دانید زمانی برای کاری مناسب است آن را در مقابلش یادداشت کنید . در نظر داشته باشید در طول روز بایستی زمان‌هایی برای استراحت نیز داشته باشید .
3. در بخش‌های زمانی طولانی‌تر کارها را سازماندهی کنید
شما در این برنامه به اندازه کافی دارای چارچوب زمانی ساعتی بزرگی هستید . ولی بایستی توجه داشته باشید که برای انجام بعضی از کارها بایستی زمانی کافی داشته باشید تا در جریان کار قرار گرفته و به قول معروف راه بیفتید . بنابراین ممکن است برای انجام این کارها به زمانی حتی زمان 2 ساعتی نیاز داشته باشید . این را هم بدانید و مراقب باشید که بازه زمانی شما بیش از حد کوتاه و فشرده نباشد . برای اینکه بازه زمانی طولانی ایجاد کنید خواهید توانست به ادغام چند سلول در نرم افزار اکسل بپردازید .
4. برنامه زمانی انعطاف‌پذیر روش یادگیری شیوه ی برنامه‌ریزی برای پیشرفت در زندگی
اینکه شما پیش‌بینی نمایید هر کاری به طور دقیق چقدر زمان نیاز دارد دشوار است . بنابراین برنامه زمانی باید در یک جهت به آسانی قابل انعطاف باشد . این را هم در نظر داشته باشید که باید تاخیرهای غیر منتظره را در نظر داشته باشید . بر همین اساس باید زمان‌های میانی فراموش نشود . این را هم فراموش نکنید که نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید . باید زمان استراحت نیز همانند دیگر کارها با اهمیت باشد .
5. چاپ برنامه‌ریزی خود
بهترین کار چاپ برنامه‌ریزی خود در چند نسخه است . برای مثال؛ یکی را روی یخچال بچسبانید ، یکی در اتاق خواب و … . این را هم فراموش نکنید که زیر کارهای مهم خط بکشید .
6. کارها با حوزه‌های گوناگون که حائز اهمیت هستند را با رنگ معین کنید
در برنامه شما اموری بنا به حوزه‌های گوناگون وجود دارد که می‌توانید برای معین کردن آنها از رنگ متنوع استفاده نمایید . به طور مثال ؛ موارد مربوط به شغل را با رنگ زرد ، ورزش با قرمز ، مدرسه با آبی و … . این می‌تواند به شما کمک کند تا بتوانید تنها با نگاه کردن بدانید برنامه زمانی به چه صورتی است .
گام چهارم : بهینه سازی برنامه زمانی
در این مرحله بایستی بدانید در چه مواقعی انرژی لازم را دارید تا بتوانید کارهای مهم را به آن زمان موکول نمایید ، زیرا رعایت این مورد برای دستیابی به موفقیت در کسب و کار می‌تواند بسیار مفید باشد . علاوه بر اینها کار خود را به صورت منظم انجام دهید و مطمئن باشید بعد از مدتی تبدیل به عادت خواهد شد .
1. توجه به انرژی در صبح‌ها
اینکه قدرت تفکر و انرژی در صبح بیشتر است در بیشتر افراد وجود دارد و آزمایش‌های بسیاری برای اثبات آن انجام شده است . اما با نزدیک شدن به انتهای روز یعنی زمان غروب این انرژی کاهش می یابد . بنابراین مطمئنا شما هم این چنین هستید . برای اینکه بهتر بتوانید کارهای خود را با موفقیت انجام دهید مواردی چون نوشتن را در اول روز قرار دهید . شاید تمایل دارید کارهای خلاقانه خود را در شب انجام دهید ، اصلا فرقی ندارد . در اینجا تنها یک چیز مهم است و آن هم رسیدن به برنامه زمانی موثری است تا با شما و نیاز‌ها مطابق باشد . در یادگیری نحوه برنامه‌ریزی برای پیشرفت در زندگی باید ساعاتی که انرژی بیشتری دارید را نیز مورد توجه داشته باشید .
2. حواستان به انرژی خود در بعدازظهر باشد
بیشتر افراد در بعد از ظهر ، انرژی کمتری نسبت به صبح دارند . بنابراین در این زمان می‌توانید کارهایی که عادی بوده و نیاز به فکر کردن زیاد ندارند را انجام دهید . برای مثال ، پاسخ به ایمیل‌ها ، ملاقات‌ها و … .
3. متوجه انرژی خود در شب شوید
شب اکثر زمان خوبی برای برنامه‌ریزی برای روز بعد است . این کارها که برای روز بعد انجام می‌دهید می‌تواند شامل آماده کردن صبحانه و ناهار روز بعد ، مرتب کردن لباس و لوازم کار و … باشد .
4. ایجاد عادت‌های مورد نیاز جهت دستیابی به اهداف
می‌توانید در طول روز 30 دقیقه را به یادگیری موارد گوناگون مثل نقاشی ، باغبانی و … اختصاص دهید . اگر بتوانید روزانه زمان اندکی را برای رسیدن به هدف‌ها اختصاص دهید و در راه رسیدن به این موارد در حرکت باشید ، می‌توانید عادات خوبی همچون عادات افراد موفق را برای ادامه مسیر ایجاد نمایید . این که به عادات عمل کنید مانند این است که روی ریل اتوماتیک قرار گرفته باشید و به صورت خودکار کارهای لازم برای رسیدن به هدف را انجام دهید . فرقی نمی‌کند کار خوب باشید یا بد، اگر آن را منظم انجام دهید یک عادت خواهد شد .
5. آزمایش برنامه زمانی خود
اینکه برنامه زمانی خود را می بینید چه حسی دارد ؟ آیا همه ی زمان‌ها مناسب است ؟ آیا نیاز به ویرایش دارد ؟ این مورد نیاز به صبر کردن به یک هفته یا ماه ندارد و می‌توانید در هر زمانی و هر روز که نیاز به تغییر پیدا کردید آن را انجام دهید ، تا به برنامه مناسب که انتظارش را دارید تبدیل گردد . ممکن است هر ماه نیاز به تغییر یابد . این اصلا نگران کننده نیست که برنامه زمانی شما قطعی و یا غیر قابل تغییر است .
در این مقاله راه‌ها و نکاتی جهت یادگیری شیوه ی برنامه‌ریزی برای پیشرفت در زندگی خدمت شما عزیزان معرفی شد تا بتوانید با کمک این موارد برنامه دقیق و بی نقصی را یادداشت نمایید . با در نظر داشتن این موارد می توانید برنامه دقیق و هدفمندی بنویسید که شما را در راه دستیابی به اهدافتان یاری نماید .
دیدگاهتان را بنویسید